Eesmärgipuu on juhtimises hästi tuntud termin. See on majandussüsteemi, programmi või plaani eesmärkide kogum. Seda tehnikat on kasutatud üle 50 aasta ja seda kasutatakse nüüd ülesannete planeerimisel laialdaselt.
See on seatud tulemuste saavutamise visuaalne esitus. Graafik näitab esmaseid ja teisesi sihtmärke. Samas võivad madalama prioriteediga ülesanded olla lahutamatuks osaks nii põhiülesande saavutamisel kui ka lisaülesande täitmisel, millest võib loobuda, kuid parem on neid täita.
Struktuur
Eesmärkide ja eesmärkide puu – need on kõik ettevõtte eesmärgid, mis on üles ehitatud vastav alt hierarhilisele põhimõttele. Selles struktuuris on kõrged ja madalad tasemed, igal ülesandel on oma järjekord. Sellised skeemid luuakse selleks, et paremini mõista töö ulatust ja kujutada visuaalselt lõpptulemust. Graafiline pilt on selle meetodi lahutamatu osa. See aitab saavutada kavandatut, analüüsida võimalikke probleeme ja leida lahendus.
Mis on eesmärgipuu, on seda konkreetse näite abil lihtne mõista.
Üleval on üldineeesmärk. See on ettevõtte eesmärk. Järgnevad alaeesmärgid, mille saavutamine aitab kaasa põhitulemusele. Mida madalamad on ülesanded, seda vähem olulised, kuid täitmiseks kohustuslikud, sest kui neid ei täideta, suureneb tõenäosus, et see skeem ei tööta. See on umbkaudne kirjeldus, sest praktikas seisab ettevõte silmitsi olukordadega, kus tuleb mõnest ülesandest loobuda või probleemide lahendamiseks uusi võimalusi välja mõelda.
Sellise struktuuri õigeks loomiseks on kavatsused täpselt sõnastatud, prioriteet on õigesti hinnatud, ajaraamid on täpsustatud.
Põhimõte
Kaaluge kuut põhimõtet ettevõtte eesmärkide puu koostamiseks:
- Ressursside ja vajaduste arvestamine. Mida keerulisem ülesanne, seda hoolikam alt seda planeeritakse.
- Kulutuste jaotus on väga oluline punkt, sest rahapuudus on tavaline põhjus, miks ettevõtte areng peatub.
- Juhiste täpsustamine. Eesmärgid peavad olema selgelt sõnastatud, neil peab olema lõpptulemus. Kirjeldab parameetreid, mis aitavad kindlaks teha, kas ülesanne on jõudnud lõppolekusse. See kirje sisaldab ka aja jaotamist ühe või teise elemendi rakendamiseks.
- Punktide samm-sammult ja järjepidev rakendamine on lõppeesmärgi saavutamiseks kohustuslik. Ülesanded on ratsionaalselt jagatud etappideks, püstitatakse üld- ja kõrvaleesmärgid. Analüüsitakse ülesande täitmiseks vajalikke ressursse.
- Hästi moodustatud struktuurmille määrab alaeesmärkide ja peamise kavatsuse ühilduvus. See tähendab, et ülesannete täitmiseks vajalikud ressursid on õigesti jaotatud, neid peaks jätkuma igaks etapiks.
- Ettevõtte iga osakond täidab ainult oma eesmärki, lähtudes kavatsuste puust.
- Sammud on jaotatud väikesteks ülesanneteks. Seda nimetatakse lagunemismeetodiks.
Kasu
Eesmärgipuu ehitamine on asjaajamise oluline osa. Plaani kuvamiseks luuakse ajakava ja juhtkond määrab, milliseid ressursse plaani saavutamiseks vaja on.
Eesmärkide visuaalse esituse eelised:
- ettevõtte struktuuriüksuste tegevuse koordineerimine;
- ülesannete jaotus ametnikele;
- esinejate vastastikuse vastutuse suurendamine;
- eesmärkide saavutamise jälgimine;
- konkreetsete ülesannete seadmine, tähtajad;
- ettevalmistus suunamuutuseks, kui ettevõtte tegevuses toimuvad äkilised muutused;
- juhtimisprotsesside arendamise efektiivsuse tõstmine;
- juhtkonnaotsuste tegemine.
Kuidas ehitada eesmärgipuud
Puu ehitamine on piisav alt lihtne. Sellele etapile tuleks anda piisav alt aega ja kõik järgnevad toimingud tuleks läbi viia vastav alt plaanile.
Juhatus määrab ettevõtte missiooni. Seda nimetatakse üldiseks ja see on puu ülaosas asuv tüvi. See on põhiülesanne, mida ei saa kohe lõpule viia. Lõpp-punkti jõudmiseksvaja on väiksemaid ülesandeid. Seetõttu on alaeesmärgid määratletud – neid esindavad puu oksad. Vajadusel jagatakse eesmärgid väiksemateks alamülesanneteks. Mida suurem on ettevõtte ulatus, seda rohkem tasemeid saab struktuuris olla.
Iga liiki kirjeldatakse võimalikult selgelt ja üksikasjalikult, analüüsitakse kõiki nüansse. Analüüsitakse kõrgema missiooni täitmiseks vajalike eesmärkide arvu. Korralikult loodud struktuur sisaldab nende lahendamiseks vajalikke samme, on tagatud vajalikud ressursid.
Pärast kõigi hetkede kindlaksmääramist jaotatakse kohustused ettevõtte osakondade vahel. Iga üksus peab selgelt oma ülesannet täitma.
Näide: kolledži sisseastumine
Eesmärgipuu paremaks mõistmiseks on vaja analüüsida lihtsat näidet elust. Kuidas koostada ja kasutada kolledži sisseastumisplaani?
Parsimisel on vaja arvestada kõigi ressurssidega, tuua esile alaeesmärgid. Vahendid:
- kooliharidus;
- rahalised võimalused;
- aita sõpru ja tuttavaid sisseastumisel ja koolitusel.
Üliõpilaseks saamiseks peate viima ressursside taseme nii palju kui võimalik. Näiteks registreeruda ettevalmistuskursustele, õppida koos juhendajaga, kui kooli õppekava teadmistes on lünki. Leia lahendus edasiõppimise tagamiseks raha hankimise küsimusele: võta laen, laena, leia lisatulu allikas.
Iga eesmärki saab murdaväiksemate ülesannete jaoks. Näiteks võib juhendaja otsimise jagada järgmisteks sammudeks:
- Sissetulekute organiseerimine juhendamise eest tasumiseks.
- Otsige valitud suunas juhendajat.
- Otsige tundide jaoks vaba aega.
Sel juhul võib teise lõigu jagada osadeks. Taotleja peab otsustama, milliseid märke ta tunneb kõige halvemini, mida saab ise üles tõmmata ja millega ta ise hakkama ei saa.
Näide rahalise heaolu loomisest
Rahalise heaolu eesmärkide puu võib välja näha selline. Esiteks määratakse kindlaks missioon - see on pidev sissetulek, millest piisab, et mitte millegagi piirata. Rakendamine on jagatud kolmeks alaeesmärgiks:
- passiivne sissetulek;
- aktiivne sissetulek;
- kõrv altulud.
Selles struktuuris on kolm teise taseme üksust. Nüüd peame looma kolmanda taseme. Üksus aktiivse sissetuleku leidmise kohta sisaldab järgmisi ülesandeid:
- otsige paremat tööd;
- lisahariduse saamine;
- elukoha vahetus;
- aja eraldamine valitud ala iseseisvaks arendamiseks;
- kogemust omandama.
Graafiku ehitatakse edasi, kui iga üksuse täitmiseks leitakse lisanõudeid. Selle tulemusena võib puu kasvada väga suureks.
Eesmärgipuu loomise programmid
Puud saab hallata lisaprogrammide abil. Nende hulgassisaldab nii töölaua- kui ka võrguversioone. Neid saab kasutada esitluste ajal suurel ekraanil või koostööks väikese meeskonnaga.
Täna pakutakse tohutul hulgal tööriistu eesmärkide seadmiseks, nende saavutamise protsessi korraldamiseks. Sellistes rakendustes sisestab kasutaja eesmärkide nimed, määrab nende tähtsuse kategooria ja saab struktureeritud mudeli.
Järeldus
Tegevuste planeerimine ajakava järgi pole mitte ainult väga mugav, vaid ka tõhus. See on tööriist, mis võimaldab teil visuaalselt näha, kuidas ülesanded interakteeruvad, milliseid ressursse nende lahendamiseks vaja läheb. Mõnikord leitakse puuduvad ressursid, ilmuvad uued ülesanded. Näete kavatsuste vastastikuse mõju põhimõtet ja seda, kuidas need üksteisest sõltuvad.
Üldiselt saab ajakava koostamist kasutada mitte ainult ettevõtluses või tööga seotud küsimuste planeerimisel. See on kasulik viis isiklikele küsimustele õigete vastuste leidmiseks ja suurepärane nõuandja, kui midagi olulist pole piisav alt selge.
