Professionaalne kommunikatsioon: protsesside korraldamise vahendid, funktsioonid, põhimõtted

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2023-12-17 06:17

Professionaalne suhtlus on hädavajalik, et võimaldada inimestel ettevõttes üksteisega tõhus alt suhelda. Kogu ettevõtte töötempo sõltub otseselt sellest, kui kiiresti ja kättesaadav alt info edastamine toimub.

Professionaalne suhtlus mängib olulist rolli kõige tõhusamate otsuste tegemisel ja nendest meeskonnale edastamisel. Kui need on halvasti kindlaks tehtud, ähvardab see põhjustada negatiivseid tagajärgi, mis võivad väljenduda vigades valitud otsustes, arusaamatustes töötajate ja juhi vahel, aga ka inimestevaheliste suhete halvenemises.

Mõtete määratlus

Professionaalne suhtlus on suhtlus, mis toimub ametlike suhete valdkonnas. Nende peamine eesmärk on saavutada kavandatud tulemusi, lahendada püstitatud ülesandeid, samuti optimeerida teatud tegevusi. Samal ajal on iga professionaalses suhtluses osalejaon oma staatus, olles ülemus, alluv, kolleeg või partner.

Nendel juhtudel, kui karjääriredeli erinevatel tasanditel (esineja ja juht) inimesed suhtlevad omavahel, saame rääkida alluvast suhtlusest. Siin on ju suhete vertikaal selgelt näha. Võrdse koostöö põhimõttel põhineva interaktsiooni rakendamisel saame rääkida horisontaalsest suhtlusest.

Probleemi asjakohasus

Professionaalne suhtlemine on inimeste jaoks igapäevane kogemus. See toimub tööl ja koolides, ülikoolides ja ametlikes asutustes. See on suhtlus õpilaste ja õpetajate, alluvate ja ülemuste, konkurentide, partnerite ja kolleegide vahel. Tema ees seisva eesmärgi saavutamiseks peab iga inimene olema tuttav sellise suhtluse vahendite ja põhimõtetega, sest partnerid peavad suhtlema samas keeles (nii otseses kui ka ülekantud tähenduses), omama ühist sotsiaalset kogemust ja üksteist mõistma.

Ärikommunikatsiooni põhitingimuste järgimine

Kuidas muuta kutsetegevuses suhtlemine võimalikult tõhusaks? See nõuab mitme tingimuse täitmist. Esiteks peaks suhtlemisel olema selge eesmärk. Samas on selle saavutamisel oluline kõigi selles protsessis osalevate isikute huvi. Näiteks lepingu sõlmimine, suhete loomine, ürituste koordineerimine, soodsaimate koostöötingimuste väljatöötamine jne.

Kõigileametialases ja ärisuhtluses osalejad peavad üksteisega ühendust võtma ja tegema seda sõltumata isiklikest meeldimistest või mittemeeldimistest. Seejuures on kohustuslik järgida alluvust, ametirolle, ärietiketti ja formaalseid piiranguid. Viimane kontseptsioon ei tähenda mitte ainult erinevate protokollide, rutiinide ja reeglite rakendamist, vaid ka banaalset vajadust kontrollida oma emotsioonide jõudu ja austada vestluskaaslast.

Lisaks on üks vajalikke tingimusi ärisuhtluse tõhusaimaks rakendamiseks kutsetegevuses selle juhitavus. Ettevõtte juht kui meeskonna ees seisvate ülesannete lahendamisest kõige rohkem huvitatud inimene peaks sellise hetke eest esm alt hoolitsema. Tema jaoks on oluline motiveerida oma töötajaid leidma parimat lahendust, sest muidu jäävad nad passiivseteks vaatlejateks, kes ei paku ideid.

Ärikommunikatsiooni tööriistad

Professionaalne suhtlemine on ühe inimese või terve inimrühma mõtestatud soov motiveerida ühte töötajat või kogu meeskonda tegutsema, mis võib olukorda kuidagi muuta või vestlust teises suunas pöörata.

Plaani elluviimiseks on saadaval mitmeid tööriistu. Professionaalse suhtluse vahendite hulka kuuluvad:

1. Tavapost. Kõigist ärisuhtlusvahenditest on see vanim. Ja sellega seoses on traditsioonilisel postil mitmeidpuudused. Need seisnevad väikeses sõnumiedastuskiiruses, keerukamas kirjakujunduses (võrreldes teiste sideliikidega) jne. Rääkimata sellest, et see süsteem ei tööta alati õigel tasemel. Kuid tavaposti kasutatakse professionaalse suhtluse vahendina ka tänapäeval. Selle peamine eelis on väga vastuvõetav viis oluliste dokumentide edastamiseks partnerite vahel. Ärisuhetes saab kasutada ka sellist meetodit nagu telegrammide edastamine. Seda teenust pakutakse ka posti teel.
2. Telefoniühendus. See on väga tõhus ärisuhtlusvahend. Telefoniläbirääkimised ei ole aga juriidiliselt siduvad. Seda tuleks arvestada professionaalse suhtluse ja muude vahendite kasutamisel.
3. E-post. See suhteliselt uus ärisuhtlusvahend naudib väljateenitud populaarsust. Üks selle peamisi eeliseid on kirjaliku suhtluse vormi (fikseeritud teksti) kombinatsioon suulise suhtluse omadustega teabe edastamise kiiruse ja peaaegu hetkelise vastuse saamise võimaluse näol. Sellised omadused muudavad e-posti üheks peamiseks mitteametliku iseloomuga sõnumite edastamise vahendiks.
4. Faks. Spetsiaalse seadme abil saate väga kiiresti mis tahes dokumendi koopia oma partnerile üle kanda. Kiirus on faksiside vaieldamatu eelis. Sel viisil edastatud dokumentidel pole aga juriidilist jõudu, sest neil ei oleoriginaalallkirjad ja pitsatid. Seetõttu kasutatakse faksi sidevahendina enamasti ainult dokumentide kiireks edastamiseks. Neid saab täitmiseks vastu võtta ainult siis, kui originaalid saadetakse neile järele tavapostiga. Tuleb meeles pidada, et faksi teel on keelatud saata dokumente, millel on märge "Ametlikuks kasutamiseks" või "Konfidentsiaalne".

Ärikommunikatsioon

Suuline kontakt on alati olnud professionaalse suhtluse keskmes. See viiakse läbi inimeste vahel, kes on seotud juhtumi huvidega ja kellel on ka vajalikud volitused tekkinud probleemide lahendamiseks ja partnerlussuhete loomiseks.

Sellised vestlused on professionaalse suhtluse vahend, mis kätkeb endas kõiki eeliseid, mis telefonisuhtlusel ja kirjaliku teabe vahetamisel puuduvad. Fakt on see, et ärisuhtlus:

• viiakse läbi tiheda kontakti tingimustes, kui on võimalik keskenduda ainult ühele vestluskaaslasele või väikesele inimrühmale;
• loob tingimused, mille alusel saab luua isiklikke suhteid;
• nähtab otsekontakti.

Ärivestlus viitab peamiselt suulisele kõnele. Ja sellel on kirjaliku vormiga võrreldes mitmeid olulisi erinevusi. Sellise vestluse käigus on võimalik vahetult mõjutada vestluspartnerit või inimgruppi. Sel juhul kasutatakse žeste ja näoilmeid, intonatsiooni ja nii edasi. Pealegi,näost näkku suhtlemine ei jäta aega eelmõtlemiseks. Seetõttu kasutatakse ärivestlustes sageli juhuslikke suhtlusvorme, aga ka mõningaid stiililisi ja grammatilisi tunnuseid.

Professionaalse suhtluse alusena kasutatav ärivestlus eristub eelkõige mõtte loogilise ülesehituse poolest. Olemasolevale praktikale tuginedes võib väita, et ärimehed, kes oskavad suurepäraselt kasutada hinnanguid ja kontseptsioone, kes suudavad veenv alt tõestada ja teha õigeid järeldusi, saavutavad palju kiiremini edu kui need ärimehed, kellel need oskused puuduvad.

Professionaalsel vestlusel on oma psühholoogiline kultuur. See seisneb vestluspartnerite oskuses jätta teistele hea mulje, luua kohtumisel sõbralik õhkkond, rakendada spetsiaalseid võtteid, mis kaitsevad ebaõigete küsimuste eest, kuulata vastased lõpuni ja vajadusel ümber lükata nende argumendid, kasutada tehnika, mis võimaldab konfliktivaba suhtlemist.

Kultuuridevahelised suhted

Tänapäeval on maailm globaliseerumisprotsessiga üha enam omaks võetud. Seetõttu tõuseb esile kultuuridevaheline professionaalne suhtlus. Selle rakendamiseks on vaja spetsialiste, kes ei oska ainult võõrkeelt. Nad peavad seda ärisuhtluses valdama.

Enamasti toimub selline professionaalne suhtlus inglise keeles. See on peamine suhtlusvahend riigisosariikidevaheline tase.

Inglise keel ametialase suhtluse valdkonnas on üldiselt inglise keele moderniseeritud ja lihtsustatud versioon. Seda iseloomustab standardsete klišeefraaside olemasolu, aga ka kõikvõimalikud mustrid. Spetsialist peab neid teadma ja oskama teatud olukordades kasutada.

Kui tõlgi kutsub ärikohtumisele ärimees, ei lähtu selline spetsialist professionaalses suhtluses ainult oma elukogemusest ja oma sünnikultuurikeskkonnas aktsepteeritud käitumisest. Teiste rahvaste käitumise iseärasuste arvestamine aitab vältida arusaamatusi, vigu ja probleeme vestluses.

Kultuuridevahelises professionaalses suhtluses on vaja teada inimestevahelisi suhete norme, mis on konkreetses ühiskonnas aktsepteeritud. Nimelt - mitteverbaalsed ja verbaalsed suhtluskeeled. Neist esimene sisaldab erinevaid sõnatuid signaale, mida suhtluses osalejad üksteisele saadavad. Sageli teevad nad seda alateadlikult. Tuleb meeles pidada, et mitteverbaalsete ja verbaalsete keelte tundmine kultuuridevahelise iseloomuga professionaalses suhtluses on eduka kohtumise võti. Spetsialist peaks olema teadlik konkreetse inimese kõne tämbrist, häälduse helitugevusest, intonatsioonist, näoilmetest, kehahoiakutest jne. Nende vestluse ajal kasutamise normidel võib olla mõningaid erinevusi. Eeskujuks on traditsiooniline Ameerika naeratus. Venemaal peetakse seda ebasiiraks ja kunstlikuks. ameeriklasedvastupidi, nad usuvad, et venelased on liiga sünged, ebaviisakad ja tõsised.

Spetsialistide koolitus

Kuidas lahendatakse probleeme riikidevahelise ärikommunikatsiooniga? Edukad läbirääkimised eeldavad kõrgelt kvalifitseeritud tõlgi olemasolu professionaalse suhtluse valdkonnas, kellel on nii erialased kui ka üldised kultuuriteadmised. Venemaa ülikoolid koolitavad selliseid spetsialiste.

Samal ajal kasutatakse aktiivselt programmi nimega "Tõlkija professionaalse suhtluse valdkonnas". See annab oskused tõhusaks suhtlemiseks tänapäeva äri- ja kultuurivahetuses.

Põhifunktsioonid

Professionaalse suhtluse tunnuste hulgas on selle üsna keeruline süsteem. See koosneb paljudest tasanditest, hõlmates mitte ainult konkreetset organisatsiooni, vaid ka väliskeskkonda. Mõelge professionaalse suhtluse põhifunktsioonidele.

1. Teabe. Professionaalne suhtlus on mõeldud teatud vahendaja rolli täitmiseks. Selle abil vahetatakse töötajate vahel ideid, otsuseid ja sõnumeid. Ärisuhtluse infofunktsioon on vajalik organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks, samuti selle protsessi käigus tekkivate probleemide kõrvaldamiseks.
2. Motiveeriv. Professionaalne suhtlus aitab kaasa töötajate soovile oma ülesandeid paremini täita. See on motivatsioonifunktsioon.professionaalne suhtlus. Sel juhul kasutab juht selliseid vahendeid nagu käsk, veenmine, soovitus ja taotlus.
3. Juht. Hierarhilist alluvust kasutades on see funktsioon mõeldud ettevõtte töötajate käitumise jälgimiseks.
4. Väljenduslik. Selle funktsiooni abil aitab professionaalne suhtlus kaasa sotsiaalsete vajaduste rahuldamisele läbi kogemuste ja tunnete väljendamise seoses toimuvaga.
5. Suhtlemisvõimeline. See funktsioon on väga spetsiifiline. Tema abiga selgitatakse välja ja lahendatakse ärisuhtluses tekkinud tüüpilised vead ja probleemid ning sõnastatakse optimaalse käitumise põhimõtted.

Professionaalse suhtluse funktsioone võib käsitleda ka ettevõtte kui terviku elu tagamise seisukoh alt. Sel juhul toimub järgmine:

1. Reguleeriv funktsioon. Suhtlemisel avaldatakse kaudset või otsest mõju töötajale, kes on juhtimise objekt. Selline funktsioon aitab kaasa ühistegevuste korraldamisele meeskonnas, koordineerimisele ja optimeerimisele kõigi meeskonna poolt sooritatavate toimingute juhi poolt.
2. Sotsiaalse kontrolli funktsioon. Kõik organisatsiooni probleemide lahendamise meetodid, samuti selle vormid ja tööpõhimõtted on selgelt normatiivse iseloomuga. Kõigi nende sätete regulatsioon, mis on juhi juhendites ja korraldustes, aitab tagada asutuse töökorralduse ja terviklikkuse ning iga meeskonnaliikme ühistegevuse järjepidevuse. Selle suuna säilitamiseks jarakendavad oma sotsiaalset kontrolli professionaalses suhtluses.
3. Sotsialiseerimisfunktsioon. See on iga juhi üks peamisi ülesandeid. See funktsioon võimaldab ühistegevuses kaasa lüüa noortel töötajatel, kes hakkavad valdama suhtlemisoskusi ja -oskusi, õpivad suhtlussituatsioonis orienteeruma, rääkima ja kuulama. Kõik see on väga oluline mitte ainult inimestevahelise kohanemise, vaid ka kutsetegevuse elluviimise eesmärgil. Ühtlasi omandavad noored tolerantse, huvitatud ja heatahtliku suhtumise teistesse töötajatesse ning tegutsemisoskuse kollektiivse ülesande täitmiseks.
4. Sotsiaal-pedagoogiline. Professionaalse suhtluse käigus toimub töötaja väljaõpe, harimine ja isiksuse arendamine ning talle praktiliste kogemuste üleandmine. Tänu ühistegevuse käigus tekkivatele süsteemsetele kontaktidele saavad kõik suhtluses osalejad teadmisi nii enda kui ka partnerite kohta, aga ka parimatest võimalustest meeskonna ees seisvate ülesannete lahendamiseks. Praktiliste oskuste omandamine muutub mõnikord mõne töötaja jaoks võimalikuks kompensatsiooniks puuduvate erialaste teadmiste eest. Ja selle tagab kommunikatsiooni sotsiaalpedagoogiline funktsioon.

Juhised

Professionaalne suhtlus põhineb:

1. Inimestevaheline suhtlemine. Sellist suhtlust iseloomustab mitmekülgsus, inimestevahelise suhtluse avatus. See põhimõte põhineb isiklikul huvil üksteise vastu. Ja seda vaatamataet suhtlus on ärile orienteeritud. Selline suhtlemine kannab paratamatult inimestevahelise kontakti jooni.
2. Eesmärgipärasus. See professionaalse suhtluse põhimõte on mitmeotstarbeline, sest ärisuhtluse protsessil on koos kavandatud teabekoormusega ka eesmärk. Näiteks soovib juht, teavitades meeskonda oma statistilistest andmetest, välja tuua konkreetse tegevusvaldkonna probleemsed aspektid. Samal ajal püüab ta suure tõenäosusega alateadlikul tasandil demonstreerida kohalolijatele oma kõneosavust, eruditsiooni ja intelligentsust.
3. Järjepidevus. See on veel üks professionaalse suhtluse põhimõte. See seisneb selles, et äripartneri vaatevälja sattudes saame temaga pideva kontakti algatajateks. Samas ei toimu suhtlus ainult verbaalsel tasandil. Partner saab pidev alt käitumissõnumeid, millest ta saab teha asjakohaseid järeldusi.
4. Mitmemõõtmelisus. Professionaalse suhtluse käigus realiseeritakse inimestevaheliste suhete vähem alt kaks aspekti. Esimene neist on äriinfo edastamine ja loodud kontakti hoidmine. Teine on emotsionaalse suhtumise tõlkimine partnerisse (see võib olla positiivne ja negatiivne).

Professionaalne kommunikatsioonieetika

Igal ärisuhtluses osalejal peab olema:

1. Ausus. Omades sellist iseloomuomadust, hoiduvad inimesed petlikest tegudest ja pettusest. Siiski isegineed, kes peavad ausust ärilise käitumise vältimatuks standardiks, peavad mõnikord ikkagi valetama. Sel juhul peavad inimesed tegema valiku alternatiivide vahel, mis neid ei rahulda. Siiski tuleb alati rääkida tõtt. Valetamine on õigustatud ainult siis, kui valite kahest kurjast väiksema, kui asjaolud seda nõuavad.
2. Ausus. See inimesele omane omadus väljendub tema tegude ja tõekspidamiste ühtsuses. Korralik käitumine on kahepalgelisuse ja silmakirjalikkuse täpne vastand. Selline inimene teeb alati seda, mida ta lubas. Näiteks aitab töötaja kindlasti oma kolleegi tööülesande täitmisel. See juhtub isegi siis, kui tal pole seda nii lihtne teha, kuid ta andis lubaduse.
3. Õiglus. See iseloomujoon viitab eelarvamuste ja objektiivsuse puudumisele teiste inimeste ja nende tegude hindamisel.
4. Vastutus. See ärisuhetes osaleja omadus väljendub selles, kuivõrd ta vastutab oma sõnade eest, järgib moraalinorme ja täidab oma kohustusi.